Boekhouding voor zzp’ers: wat moet je minimaal bijhouden voor de Belastingdienst?
Als zzp’er hoor je overal dat je “je administratie op orde moet hebben”. Maar wat betekent dat concreet voor jouw boekhouding als zzp’er? Wat moet je minimaal bijhouden voor de Belastingdienst, en wat is vooral handig voor jezelf om grip te houden op je cijfers?
In dit artikel lopen we stap voor stap door wat er in een minimale, maar volledige zzp-boekhouding hoort te zitten. Zo weet je precies welke informatie je moet verzamelen, bewaren en kunnen laten zien als de Belastingdienst vragen stelt.
1. Waarom een goede boekhouding voor zzp’ers verplicht is
De Belastingdienst stelt voor iedere ondernemer een administratieplicht. Dat betekent dat je:
- alle zakelijke inkomsten en uitgaven systematisch vastlegt
- kunt laten zien hoe je tot je winst en je aangiftes komt
- je administratie een aantal jaren bewaart (meestal zeven jaar)
Op basis van jouw boekhouding doe je:
- je btw-aangifte
- je aangifte inkomstenbelasting
- eventueel andere aangiftes, bijvoorbeeld vennootschapsbelasting als je een bv hebt
Hoe je dat precies doet, mag je in principe zelf bepalen. Je kunt werken met Excel en ordners, maar de meeste zzp’ers kiezen voor een online boekhoudprogramma waarin facturen, bankmutaties, bonnetjes, uren en rapportages automatisch samenkomen. Dat maakt het eenvoudiger om aan te tonen dat je aangiftes kloppen én om zelf het overzicht te houden.
2. Welke onderdelen horen minimaal in je zzp-boekhouding?
Alles wat relevant is voor jouw omzet, kosten en fiscale positie hoort in je administratie. Hieronder de onderdelen die je als zzp’er minimaal op orde moet hebben.
2.1 Basisgegevens van je onderneming
Aan de basis staan de vaste gegevens van je bedrijf. Die leg je eenmalig vast en houdt je up-to-date:
- je inschrijving bij de Kamer van Koophandel, inclusief KvK-nummer
- je btw-identificatienummer en omzetbelastingnummer
- je handelsnaam en correspondentieadres
- het rekeningnummer van je zakelijke bankrekening
In een online administratie vul je deze gegevens meestal één keer in. Ze komen vervolgens automatisch op je facturen en rapportages terug, wat fouten voorkomt en je boekhouding consistenter maakt.
2.2 Inkomsten: facturen, e-facturen en andere ontvangsten
De Belastingdienst wil precies kunnen zien welke inkomsten je hebt. Dat begint bij een sluitende verkoopadministratie. Minimaal bewaar je:
- alle verkoopfacturen aan klanten
- eventuele e-facturen en Peppol-facturen
- overige opbrengsten (zoals rente of vergoedingen)
- kasopbrengsten als je contant geld ontvangt
Elke factuur moet voldoen aan de factuureisen: factuurnummer, factuurdatum, jouw gegevens, klantgegevens, een duidelijke omschrijving, bedragen exclusief en inclusief btw en het juiste btw-tarief. Werk je met e-facturen of factureer je via Peppol aan overheden, dan maak je die idealiter direct vanuit je factuurmodule. In een pakket als Jortt worden Peppol-facturen versturen en e-facturen maken automatisch vastgelegd in je administratie.
Ook andere inkomsten, zoals rente op je zakelijke rekening of een eenmalige vergoeding, horen in je boekhouding met datum, omschrijving, bedrag en tegenpartij. Op basis van al deze inkomsten wordt je btw-aangifte samengesteld.
2.3 Uitgaven: kosten, bonnetjes en bedrijfsmiddelen
Aan de kostenkant geldt een eenvoudige regel: zonder bewijsdocument is een kostenpost kwetsbaar. Minimaal bewaar je:
- inkoopfacturen van leveranciers, software, hosting, marketing, opleidingen, huur, verzekeringen en andere zakelijke uitgaven
- bonnetjes, zoals tankbonnen, kassabonnen voor klein materiaal en zakelijke lunches
- contracten en abonnementen (telefoon, lease, coworking, software)
Voor grotere aankopen, zoals een laptop, machine of inventaris, geldt dat dit vaak bedrijfsmiddelen zijn. Die schrijf je fiscaal af over meerdere jaren. In de praktijk leg je deze vast in een overzicht voor bedrijfsmiddelen en afschrijven, zodat je precies ziet welke afschrijvingskosten per jaar in je winst- en verliesrekening horen.
2.4 Bank- en kasadministratie
De Belastingdienst kijkt niet alleen naar facturen en bonnetjes, maar ook naar je geldstromen. Bank en kas moeten aantoonbaar aansluiten op je administratie.
Daarom bewaar en gebruik je:
- bankafschriften van je zakelijke rekening(en), waarbij elke transactie terug te herleiden is naar omzet, kosten, privé-opnamen of stortingen
- een kasadministratie als je contant werkt, met begin- en eindsaldo’s en alle kasontvangsten en kasuitgaven
In een online boekhoudpakket koppel je de bank aan je administratie. Bankmutaties worden dan dagelijks ingelezen en automatisch gekoppeld aan facturen en kosten. Een functie als de automatische controle van de boekhouding helpt je om ontbrekende of opvallende mutaties snel op te sporen.
2.5 Urenregistratie en rittenregistratie
Voor sommige fiscale voordelen wil de Belastingdienst niet alleen cijfers zien, maar ook inspanning.
- Urenregistratie: wil je gebruikmaken van ondernemersaftrek, dan moet je het urencriterium (minimaal 1.225 uur per jaar) kunnen aantonen. Met een goede urenregistratie houd je per dag of week bij hoeveel uur je waaraan besteedt, zoals klantwerk, acquisitie, administratie of ontwikkeling.
- Rittenregistratie: als je zakelijke kilometers declareert of een auto zakelijk gebruikt, houd je per rit datum, vertrek- en aankomstadres, doel van de rit en aantal kilometers bij. Dat is relevant voor de fiscale behandeling van je auto en eventuele btw-correcties.
2.6 Contracten, offertes en overige documenten
Niet alles is een factuur of bankmutatie. Ook andere documenten horen in je administratie, omdat ze uitleggen waarom je bepaalde omzet of kosten hebt. Denk aan:
- offertes en opdrachtbevestigingen bij grotere opdrachten of langlopende trajecten
- contracten met klanten, leveranciers of opdrachtgevers
- belangrijke e-mailcorrespondentie over prijsafspraken, wijzigingen of bijzondere voorwaarden
Bij discussies of controles geven deze stukken context aan de cijfers in je boekhouding.
2.7 Rapportages voor je aangiftes
Tot slot zijn er overzichten die je nodig hebt voor je aangiftes en je jaarwerk:
- winst- en verliesrekening en balans: deze rapportages tonen je omzet, kosten, winst, bezittingen en schulden en vormen de basis voor je aangiftes
- jaarafsluiting: aan het einde van het boekjaar controleer je of alle boekingen zijn gedaan, of bank en kas kloppen en of je openstaande posten zijn afgehandeld
Gebruik je software die je helpt bij de jaarafsluiting van de boekhouding, dan zie je sneller welke punten nog aandacht nodig hebben voordat je aangifte doet.
3. Bewaarplicht: hoe lang moet je alles bewaren?
De Belastingdienst hanteert een wettelijke bewaarplicht:
- voor de meeste gegevens geldt een bewaartermijn van zeven jaar (verkoop- en inkoopadministratie, bank- en kasadministratie, urenregistratie, rapportages)
- voor gegevens over onroerende zaken kan een bewaartermijn van tien jaar gelden
Je mag je administratie digitaal bewaren, mits:
- de gegevens volledig zijn (niet alleen totalen, maar ook onderliggende details)
- alles leesbaar en reproduceerbaar blijft gedurende de hele bewaartermijn
- je op verzoek van de Belastingdienst binnen redelijke tijd stukken kunt aanleveren
In de praktijk betekent dit dat veel zzp’ers kiezen voor een volledig digitale aanpak in een online administratie. Facturen, bonnetjes, bankmutaties, uren en rapportages worden dan centraal opgeslagen en geback-upt, zodat je jaren later nog steeds kunt aantonen hoe je tot je cijfers bent gekomen.
4. Praktisch: zo richt je een minimale maar complete zzp-boekhouding in
De wettelijke eisen zijn vrij algemeen geformuleerd, maar je kunt ze praktisch vertalen naar een eenvoudige inrichting.
4.1 Werk vanuit één systeem
Voor veel zzp’ers werkt de volgende basis het meest overzichtelijk:
- je hebt één zakelijke bankrekening waar alle zakelijke inkomsten en uitgaven over lopen
- je gebruikt een online boekhoudprogramma waarin:
- facturen (inclusief Peppol-facturen) worden gemaakt en automatisch opgeslagen
- inkoopfacturen en bonnetjes worden geüpload en gekoppeld aan boekingen
- bankmutaties automatisch worden ingelezen en gekoppeld
- uren en projecten eenvoudig zijn te koppelen aan klanten en facturen via de urenregistratie
- rapportages en jaarafsluiting klaarstaan voor je aangiftes
Met een systeem dat een automatische controle van de boekhouding uitvoert, krijg je bovendien meldingen bij ontbrekende stukken of opvallende boekingen. Dat verkleint het risico dat de Belastingdienst later vragen stelt over hiaten in je administratie.
4.2 Checklist: voldoet jouw zzp-boekhouding aan de minimale eisen?
Je boekhouding voldoet in de praktijk aan de minimale eisen van de Belastingdienst als je op deze vragen volmondig “ja” kunt zeggen:
- Van alle verkopen en opdrachten heb ik een factuur of ander duidelijk inkomstenbewijs, en ik bewaar deze gestructureerd en volledig.
- Alle inkoopfacturen en bonnetjes die ik als kosten boek, heb ik digitaal of op papier opgeslagen en kan ik eenvoudig terugvinden.
- Mijn bankafschriften en eventuele kasadministratie sluiten aan op de inkomsten en uitgaven in mijn administratie.
- Ik bewaar offertes, contracten en belangrijke e-mails die uitleggen waarom bepaalde facturen, prijzen of betalingen zo zijn afgesproken.
- Ik houd mijn uren bij in een urenregistratie, zodat ik het urencriterium kan aantonen en weet hoeveel tijd ik aan mijn onderneming besteed.
- Ik heb een duidelijk overzicht van mijn bedrijfsmiddelen en hoe ik deze afschrijf, zodat mijn winst niet in één jaar door grote investeringen wordt vertekend.
- Ik kan op ieder moment een winst- en verliesrekening en balans uitdraaien die overeenkomen met mijn administratie.
- Aan het einde van het boekjaar voer ik een jaarafsluiting uit, waarbij ik controleer of alles volledig en juist is voordat ik aangifte doe.
Als je op een of meer punten “nee” moet antwoorden, is het verstandig om je werkwijze of systeem aan te passen. Vaak is dat geen kwestie van meer werken, maar slimmer structureren en meer automatiseren.
5. Top 3 boekhoudprogramma’s voor zzp (2025)
Een goede boekhouding begint bij een systeem dat bij je past. Een compacte top 3:
- Jortt – een modern, sterk geautomatiseerd boekhoudprogramma voor ondernemers waarin facturen, bankkoppeling, Peppol, urenregistratie, automatische controles en jaarafsluiting samenkomen.
- Rompslomp – gericht op zzp’ers die vooral eenvoud zoeken en stap voor stap willen groeien in hun administratie.
- SnelStart – een pakket met verschillende varianten, geschikt voor zzp’ers die later mogelijk willen doorgroeien naar een uitgebreidere inrichting met extra modules.
Wil je breder oriënteren, dan kun je onafhankelijke overzichten gebruiken, zoals de vergelijkingen op beste boekhoudprogramma voor zzp of beste boekhoudprogramma. Gebruik die vooral als startpunt en toets daarna zelf welke functies en manier van werken bij jouw praktijk passen.
6. Trustpilot-ervaringen: hoe ervaren andere ondernemers hun boekhouding?
Onderstaande Nederlandstalige 5-sterrenreviews laten zien hoe andere ondernemers het doen: hun boekhouding zelf regelen met behulp van software als Jortt en daarmee grip krijgen op hun administratie.
Y. de Boer – “Boekhouden met een smile”
“Jortt is voor mij als eenmanszaak een beste uitkomst. Vroeger snapte ik niks van de boekhouding toen het nog voor me werd gedaan, maar met Jortt vind ik het overzichtelijk, begrijpelijk en ik vind het een genot om zelf nu inzicht te hebben. En het scheelt een hoop geld, dus ik ben fan.”
https://nl.trustpilot.com/reviews/68b80887d3fe94bbbd926636
Maayke – “Geweldige hulp”
“Jortt is simpel en doeltreffend en zolang ik netjes invul wat er van me gevraagd wordt, blijkt alles goed te komen. En dat vind ik echt top, want als ondernemer heb ik helemaal geen zin in geneuzel met administratie.”
https://nl.trustpilot.com/reviews/68b6c480593059604a6cb138
Simone van der Worp – “Al jaren een tevreden klant”
“Het programma maakt mijn boekhouding niet alleen veel makkelijker maar vooral ook een stuk sneller. Waar ik vroeger tegen de administratie opzag, is het met Jortt overzichtelijk en zelfs bijna leuk geworden.”
https://nl.trustpilot.com/reviews/68b5d1f418dc78e8758db4b8
Ria Arts – “Advies en hulp”
“De boekhouding was altijd een buikpijndossier, maar dat is verleden tijd. Ze adviseren stap voor stap de handelingen, zodat je in de praktijk leert bepaalde boekingen te maken.”
https://nl.trustpilot.com/reviews/68b5f8c6e90fd875c3ba621d
klant – “Snel, eenvoudig en compleet”
“Gemak om zelf boekhouding te doen. Goede en begrijpelijke films en zeer goede ondersteuning voor hele mooie prijs.”
https://nl.trustpilot.com/reviews/68b5d1b4807e10475890fa7a
Deze ervaringen laten zien dat een goede combinatie van software en ondersteuning het verschil maakt tussen “boekhouding als last” en “boekhouding als bruikbaar stuurinstrument”.
7. Conclusie: minimale boekhouding, maximaal bewijs
De vraag “boekhouding voor zzp’ers: wat moet je minimaal bijhouden voor de Belastingdienst?” wordt veel concreter als je het terugbrengt tot de kern. Je moet kunnen laten zien:
- welke omzet je hebt gedraaid
- welke kosten je hebt gemaakt
- welke bedrijfsmiddelen je hebt en hoe je die afschrijft
- hoe je tot je winst en aangiftes komt
- dat dit alles volledig, logisch en controleerbaar is
Concreet betekent dit: facturen, bonnetjes, bank- en kasgegevens, uren, relevante contracten en duidelijke rapportages. Je kunt dit met losse bestanden en ordners doen, maar een online boekhoudprogramma helpt je om al deze onderdelen automatisch te verzamelen, te controleren en jarenlang veilig te bewaren. Zo voldoe je niet alleen aan de minimale eisen van de Belastingdienst, maar heb je zelf ook het maximale overzicht over je onderneming.
