Als zzp’er hoor je overal dat je “je administratie op orde moet hebben”. Maar wat betekent dat concreet voor jouw boekhouding als zzp’er? Wat moet je minimaal bijhouden voor de Belastingdienst, en wat is vooral handig voor jezelf?

In dit artikel lopen we stap voor stap door wat er in een minimale, maar volledige zzp-boekhouding hoort te zitten. Zo weet je precies welke informatie je moet verzamelen, bewaren en kunnen laten zien als de Belastingdienst vragen stelt.

1. Waarom een goede boekhouding voor zzp’ers verplicht is

De Belastingdienst stelt voor iedere ondernemer een administratieplicht. Dat betekent dat je:

• alle zakelijke inkomsten en uitgaven systematisch vastlegt;
  
  
• kunt laten zien hoe je tot je winst en je aangiftes komt;
  
  
• je administratie een aantal jaren bewaart (meestal zeven jaar).
  
  

Op basis van jouw boekhouding doet je:

• je btw-aangifte;
  
  
• je aangifte inkomstenbelasting;
  
  
• eventueel andere aangiftes, bijvoorbeeld vennootschapsbelasting als je een bv hebt.
  
  

Hoe je dat precies doet, mag je zelf bepalen. Je kunt het met Excel en ordners doen, maar de meeste zzp’ers kiezen voor een online boekhoudprogramma waar facturen, bankmutaties, bonnetjes, uren en rapportages automatisch samenkomen. Dat maakt het eenvoudiger om aan te tonen dat je aangiftes kloppen.

2. Welke onderdelen horen minimaal in je zzp-boekhouding?

Alles wat relevant is voor jouw omzet, kosten en fiscale positie hoort in je administratie. Hieronder de onderdelen die je als zzp’er minimaal op orde moet hebben.

2.1 Basisgegevens van je onderneming

Aan de basis staan de vaste gegevens van je bedrijf. Die leg je eenmalig vast en houdt je up-to-date:

• Inschrijving bij de Kamer van Koophandel, inclusief je KvK-nummer.
  
  
• Je btw-identificatienummer en eventueel omzetbelastingnummer.
  
  
• Je handelsnaam en correspondentieadres.
  
  
• Het rekeningnummer van je zakelijke bankrekening.
  
  

In een online administratie vul je deze gegevens meestal één keer in. Ze komen vervolgens automatisch op je facturen en rapportages terug, wat fouten voorkomt.

2.2 Inkomsten: facturen, e-facturen en andere ontvangsten

De Belastingdienst wil precies kunnen zien welke inkomsten je hebt. Dat begint bij een sluitende verkoopadministratie.

Je bewaart minimaal:

• Verkoopfacturen aan klanten
  Iedere factuur moet voldoen aan de factuureisen: factuurnummer, factuurdatum, jouw gegevens, klantgegevens, een duidelijke omschrijving van de dienst of levering, bedragen exclusief en inclusief btw, en het juiste btw-tarief. In een systeem als Jortt kun je eenvoudig facturen en Peppol-facturen versturen, die direct netjes worden opgeslagen in je boekhouding.
  
  
• E-facturen en Peppol-facturen
  Steeds meer opdrachtgevers eisen dat je via Peppol of een ander e-factuurnetwerk factureert. Ook dat zijn gewoon verkoopfacturen, maar dan in een gestandaardiseerd digitaal formaat. Die maak en verstuur je via je factuur functie, waarna ze automatisch in de administratie worden geboekt.
  
  
• Overige inkomsten
  Denk aan rente op je zakelijke rekening, een eenmalige vergoeding of een kleine verkoop zonder factuur. Ook deze opbrengsten horen in je administratie, met datum, omschrijving, bedrag en tegenpartij.
  
  
• Kasopbrengsten (als je contant geld ontvangt)
  Als je contant betaald wordt, hoort daar een kasboek bij. Je noteert begin- en eindsaldo, alle ontvangsten en uitgaven, zodat de kas sluitend is.
  
  

Je btw-aangifte doen is direct gebaseerd op deze inkomsten. Een incompleet overzicht leidt al snel tot fouten in je aangifte.

2.3 Uitgaven: kosten, bonnetjes en bedrijfsmiddelen

Aan de kostenkant geldt een eenvoudige regel: zonder bewijsdocument is een kostenpost kwetsbaar. Minimaal bewaar je:

• Inkoopfacturen
  Facturen van leveranciers, software, hosting, marketing, opleidingen, huur, verzekeringen en andere zakelijke uitgaven.
  
  
• Bonnetjes
  Tankbonnen, OV-bewijzen, kassabonnen voor klein materiaal, zakelijke lunches: alles wat zakelijk is, hoort in je administratie met bon of factuur.
  
  
• Contracten en abonnementen
  Denk aan telefoonabonnementen, leasecontracten, coworking-contracten en software abonnementen. Ze verklaren terugkerende kosten in je boekhouding.
  
  

Voor grotere aankopen, zoals een laptop, machine of inventaris, gelden speciale regels. Dat zijn bedrijfsmiddelen die je over meerdere jaren afschrijft. In de praktijk leg je die vast in een overzicht voor bedrijfsmiddelen en afschrijven, zodat je precies ziet welke afschrijvingskosten per jaar in je winst- en verliesrekening horen.

2.4 Bank- en kasadministratie

De Belastingdienst kijkt niet alleen naar facturen en bonnetjes, maar ook naar je geldstromen. Bank en kas moeten aantoonbaar aansluiten op je administratie.

Je bewaart en gebruikt:

• Bankafschriften
  Alle transacties van je zakelijke rekening(en) moeten terug te herleiden zijn naar facturen, kosten of privé-opnamen. In een online boekhouding koppel je de bank aan je administratie, waarna bankmutaties dagelijks worden ingelezen en automatisch worden voorgesteld of geboekt.
  
  
• Kasadministratie
  Als je contant betaalt of ontvangt, houd je een kasboek bij. Daarin noteer je iedere kasontvangst en kasuitgave, plus de begin- en eindsaldo’s. Het kasboek moet overeenkomen met je fysieke kas.
  
  

Als bank, kas en je facturen goed op elkaar aansluiten, is meteen zichtbaar of je omzet en kosten volledig zijn.

2.5 Urenregistratie en rittenregistratie

Voor sommige fiscale voordelen wil de Belastingdienst niet alleen cijfers zien, maar ook inspanning.

• Urenregistratie
  Wil je gebruikmaken van ondernemersaftrek (zoals zelfstandigenaftrek), dan moet je voldoen aan het urencriterium. Dat betekent dat je per jaar minimaal 1.225 uur aan je onderneming besteedt. Met een goede urenregistratie houd je per dag of week bij hoeveel uur je waaraan besteedt (klantwerk, acquisitie, administratie, ontwikkeling). Bij controle kun je laten zien dat je de uren niet achteraf “bij elkaar hebt verzonnen”.
  
  
• Rittenregistratie
  Als je zakelijke kilometers declareert of een auto zakelijk gebruikt, houd je een rittenregistratie bij. Je noteert per rit: datum, vertrek- en aankomstadres, doel van de rit en aantal kilometers. Dit is relevant voor de fiscale behandeling van je auto en eventuele btw-correcties.
  
  

2.6 Contracten, offertes en overige documenten

Niet alles is een factuur of bankmutatie. Ook andere documenten horen in je administratie, omdat ze uitleggen waarom je bepaalde omzet of kosten hebt.

Denk aan:

• Offertes en opdrachtbevestigingen bij grotere opdrachten of langlopende trajecten.
  
  
• Contracten met klanten, leveranciers of opdrachtgevers.
  
  
• Belangrijke e-mailcorrespondentie over prijsafspraken, wijzigingen of bijzondere voorwaarden.
  
  

Bij discussies of controles geven deze stukken context aan de cijfers in je boekhouding.

2.7 Rapportages voor je aangiftes

Tot slot zijn er overzichten die je nodig hebt voor je aangiftes en je jaarwerk:

• Winst- en verliesrekening en balans
  Deze rapportages tonen je omzet, kosten, winst, bezittingen en schulden. Ze vormen de basis voor je aangifte inkomstenbelasting en, bij een bv, voor je aangifte vennootschapsbelasting.
  
  
• Jaarafsluiting
  Aan het einde van het boekjaar controleer je of alle boekingen zijn gedaan, of bank en kas kloppen en of je openstaande posten klopt. Een gestructureerde jaarafsluiting van je boekhouding zorgt ervoor dat je administratie “dicht” is voordat je aangifte doet.
  
  

Een pakket met een automatische controle van de boekhouding helpt je hierbij door te wijzen op ontbrekende of opvallende boekingen, zodat je fouten herstelt voordat je aangifte indient.

3. Bewaarplicht: hoe lang moet je alles bewaren?

De Belastingdienst hanteert een duidelijke bewaarplicht:

• Voor de meeste gegevens geldt een bewaartermijn van zeven jaar.
  Denk aan je verkoop- en inkoop administratie, bank- en kas administratie, urenregistratie en rapportages.
  
  
• Voor gegevens over onroerende zaken (bijvoorbeeld bij een zakelijk pand) kan een bewaartermijn van tien jaar gelden.
  
  

Je mag je administratie digitaal bewaren, mits:

• de gegevens volledig zijn (dus niet alleen totalen, maar ook onderliggende details);
  
  
• alles leesbaar blijft gedurende de hele bewaartermijn;
  
  
• je op verzoek van de Belastingdienst binnen redelijke tijd stukken kunt reproduceren.
  
  

In de praktijk betekent dit: zorg dat je digitale administratie goed wordt geback-upt en dat je documenten in gangbare formaten bewaart (zoals pdf en csv). Veel ondernemers kiezen daarom voor een volledig digitale aanpak in een online boekhoudprogramma, waarin facturen, bonnetjes, bankmutaties en rapportages veilig worden bewaard.

4. Praktisch: zo richt je een minimale maar complete zzp-boekhouding in

De wettelijke eisen zijn vrij algemeen geformuleerd, maar je kunt ze praktisch vertalen naar een eenvoudige inrichting.

4.1 Werk vanuit één systeem

Een praktische basis ziet er voor veel zzp’ers zo uit:

• Je hebt één zakelijke bankrekening waar alle zakelijke inkomsten en uitgaven over lopen.
  
  
• Je gebruikt een online boekhoudprogramma waarin:
  
  
  
  • je facturen (inclusief Peppol-facturen versturen) worden gemaakt en automatisch opgeslagen;
    
    
  • inkoopfacturen en bonnetjes worden geüpload en direct aan een boeking worden gekoppeld;
    
    
  • bankmutaties automatisch worden ingelezen;
    
    
  • uren en projecten eenvoudig zijn te koppelen aan klanten en facturen via de urenregistratie;
    
    
  • rapportages en jaarafsluiting klaarstaan voor je aangiftes.
    
    

Met een systeem dat een automatische controle van de boekhouding doet, krijg je bovendien meldingen bij ontbrekende stukken of opvallende boekingen. Dat verkleint het risico dat de Belastingdienst later vragen stelt.

4.2 Checklist: voldoet jouw zzp-boekhouding aan de minimale eisen?

Je boekhouding voldoet in de praktijk aan de minimale eisen van de Belastingdienst als je op deze vragen volmondig “ja” kunt zeggen:

• Van alle verkopen en opdrachten heb ik een factuur of ander duidelijk inkomstenbewijs, en ik bewaar deze gestructureerd en volledig.
  
  
• Alle inkoopfacturen en bonnetjes die ik als kosten boek, heb ik digitaal of op papier opgeslagen en kan ik eenvoudig terugvinden.
  
  
• Mijn bankafschriften en eventuele kasadministratie sluiten aan op de inkomsten en uitgaven in mijn administratie.
  
  
• Ik bewaar offertes, contracten en belangrijke e-mails die uitleggen waarom bepaalde facturen, prijzen of betalingen zo zijn afgesproken.
  
  
• Ik houd mijn uren bij in een urenregistratie, zodat ik het urencriterium kan aantonen en weet hoeveel tijd ik aan mijn onderneming besteed.
  
  
• Ik heb een duidelijk overzicht van mijn bedrijfsmiddelen en hoe ik deze afschrijf, zodat mijn winst niet in één jaar door grote investeringen wordt vertekend.
  
  
• Ik kan op ieder moment een winst- en verliesrekening en balans uitdraaien die overeenkomen met mijn administratie.
  
  
• Aan het einde van het boekjaar voer ik een jaarafsluiting uit, waarbij ik controleer of alles volledig en juist is voordat ik aangifte doe.
  
  

Als je op een of meer punten “nee” moet antwoorden, is het verstandig om je werkwijze of systeem aan te passen. Vaak is dat geen kwestie van méér werken, maar slimmer structureren.

5. Conclusie: minimale boekhouding, maximaal bewijs

De vraag “boekhouding voor zzp’ers: wat moet je minimaal bijhouden voor de Belastingdienst?” is minder vaag als je het terugbrengt tot de essentie. Je moet kunnen laten zien:

• welke omzet je hebt gedraaid;
  
  
• welke kosten je hebt gemaakt;
  
  
• welke bedrijfsmiddelen je hebt;
  
  
• hoe je tot je winst en aangiftes komt;
  
  
• en dat dit alles volledig en controleerbaar is.
  
  

Dat betekent concreet: facturen, bonnetjes, bank- en kasgegevens, uren, relevante contracten en duidelijke rapportages. Je kunt dit met losse bestanden en ordners doen, maar een online boekhoudprogramma helpt je om al deze onderdelen automatisch te verzamelen, te controleren en jarenlang veilig te bewaren. Zo voldoe je niet alleen aan de minimale eisen van de Belastingdienst, maar heb je zelf ook het maximale overzicht over je onderneming.

‍