Als zzp’er ontkom je niet aan je administratie. Je moet facturen maken, btw-aangifte doen, bonnetjes bewaren en uiteindelijk je aangifte inkomstenbelasting invullen. Veel zzp’ers beginnen met Excel of een simpel factuurprogramma, maar lopen al snel vast als het drukker wordt of de Belastingdienst meer vraagt dan alleen een overzicht.

Boekhoudsoftware voor zzp kan veel werk uit handen nemen, maar het aanbod is groot en de verschillen zijn niet altijd duidelijk. Waar moet je op letten als je een boekhoudprogramma kiest dat bij jou past?

In dit artikel kijken we naar de belangrijkste punten: functies, automatisering, gebruiksgemak, prijs en onafhankelijk vergelijken.

1. Begin bij je eigen situatie als zzp’er

Voordat je functies gaat afvinken, is het handig om helder te hebben wat jij van een boekhoudprogramma verwacht.

Een paar kernvragen:

• Wil je alleen snel facturen kunnen sturen, of wil je je volledige administratie online doen?
  
  
• Wil je zoveel mogelijk zelf doen, of mag de software zoveel mogelijk automatisch voor je boeken en controleren?
  
  
• Ben je nu zzp’er zonder personeel, maar wil je in de toekomst misschien doorgroeien naar een bv of personeel aannemen?
  
  

Een online boekhoudprogramma is voor de meeste zzp’ers de basis: je doet je administratie, btw-aangifte en rapportages in één systeem. Daarom is het belangrijk dat het pakket meegroeit met jouw onderneming en niet alleen je huidige situatie ondersteunt.

2. Functionele eisen: wat moet boekhoudsoftware voor zzp minimaal kunnen?

Niet elk pakket is hetzelfde. Toch zijn er een aantal functies die voor vrijwel iedere zzp’er essentieel zijn.

2.1 Factureren en betalingen

Factureren is vaak het eerste contact met boekhoudsoftware.

Let in ieder geval op:

• Offertes en facturen maken
  Je wilt professioneel ogende facturen kunnen maken met je eigen logo, opvolgende factuurnummers en alle verplichte factuurgegevens.
  
  
• Periodieke facturen en abonnementen
  Als je met vaste maandbedragen of abonnementen werkt, is het handig als je periodieke facturen of een vorm van automatisering kunt instellen.
  
  
• E-facturen en Peppol
  Steeds meer grote klanten en (semi-)overheden vragen om e-facturen via Peppol. Controleer of je via het pakket eenvoudig Peppol-facturen kunt versturen en e-facturen kunt maken, zodat je ook aan die eisen voldoet.
  
  
• Betalingsgemak
  Denk aan iDEAL-betaallinks op je facturen of de mogelijkheid om eenvoudig herinneringen te versturen.
  
  

Vergelijkingssites zoals beste factuurprogramma of beste-factuurprogramma geven een indruk van welke pakketten sterk zijn op facturatie, maar kijk altijd of de rest van de boekhouding ook goed is geregeld.

2.2 Btw-aangifte en belasting

Een van de belangrijkste redenen om met boekhoudsoftware te werken, is de btw.

Belangrijke punten:

• Automatische btw-berekening
  Het pakket moet bij iedere boeking automatisch het juiste btw-tarief toepassen en bijhouden.
  
  
• Btw-aangifte klaarzetten
  Idealiter maakt de software een overzicht waarmee je direct je btw-aangifte kunt doen, of de aangifte zelfs vanuit het pakket naar de Belastingdienst kunt verzenden.
  
  
• Ondersteuning van regelingen
  Denk aan de kleineondernemersregeling (KOR) of intracommunautaire prestaties. Het pakket moet daar een duidelijke werkwijze voor hebben.
  
  

Veel pakketten helpen daarnaast met rapportages voor je aangifte inkomstenbelasting. Je doet de aangifte zelf bij de Belastingdienst, maar de cijfers komen dan rechtstreeks uit je winst- en verliesrekening en balans.

2.3 Uren, projecten en kilometers

Voor veel zzp’ers is urenregistratie geen luxe, maar noodzaak.

Let op:

• Urenregistratie in of naast het pakket
  Je wilt eenvoudig je uren kunnen vastleggen, idealiter in hetzelfde systeem. Een geïntegreerde urenregistratie maakt het makkelijker om het urencriterium aan te tonen en uren direct aan projecten en facturen te koppelen.
  
  
• Projecten en opdrachten
  Als je met projecten werkt, is het fijn als je per project omzet, kosten en uren kunt volgen. Dat helpt bij het sturen op winstgevendheid.
  
  
• Kilometerregistratie
  Sommige pakketten bieden een eenvoudige rittenregistratie, anderen laten je dit extern oplossen. Kijk wat voor jou praktisch is.
  
  

2.4 Bankkoppeling en automatische incasso

Een goede bankkoppeling is praktisch onmisbaar geworden.

Belangrijk:

• Bankkoppeling
  Met een directe bankkoppeling worden je bankmutaties dagelijks ingelezen. Je hoeft dan niet handmatig afschriften te downloaden en in te lezen. Dit bespaart tijd en voorkomt fouten.
  
  
• Automatische herkenning van transacties
  Boekhoudsoftware kan patronen herkennen, zodat bijvoorbeeld terugkerende betalingen automatisch worden geboekt.
  
  
• Automatische incasso
  Werk je met abonnementen of periodieke betalingen, dan kan een module voor automatisch incasseren veel uit handen nemen. Je genereert incasso-opdrachten en koppelt betalingen automatisch in je boekhouding.
  
  

2.5 Bedrijfsmiddelen, afschrijven en rapportages

Ook als zzp’er krijg je te maken met investeringen.

Let op:

• Ondersteuning van afschrijvingen
  Je wilt dat het pakket netjes over meerdere jaren kan afschrijven op bedrijfsmiddelen (bijvoorbeeld laptop, inventaris of machine). Een duidelijke module voor bedrijfsmiddelen en afschrijven voorkomt dat je dit in Excel moet bijhouden.
  
  
• Heldere rapportages
  Een goede winst- en verliesrekening en balans moeten altijd beschikbaar zijn. Ook specifieke rapporten, zoals een urenoverzicht of investeringsrapport, zijn handig bij het aanvragen van financiering of het voorbereiden van je aangiftes.
  
  

3. Automatisering en controle: hoe slim is de software?

Boekhoudsoftware voor zzp is de laatste jaren flink slimmer geworden. Het verschil tussen pakketten zit daarom vaak in de mate van automatisering.

3.1 Automatische boekingen en AI-ondersteuning

Waar je vroeger alles handmatig boekte, kunnen moderne pakketten steeds meer werk voor je doen.

Denk aan:

• Automatisch herkennen van facturen en bonnetjes
  De software leest bedragen, btw en tegenpartijen uit en doet een boekingsvoorstel.
  
  
• Herhalingsboekingen
  Terugkerende kosten (zoals huur of abonnementen) worden na een paar keer automatisch voorgesteld of direct geboekt.
  
  

Sommige pakketten werken met een soort digitale boekhouder of Boekhoudbot. Bij Jortt is die Boekhoudbot voor AI-boekhouding bijvoorbeeld gericht op het automatiseren van boekingen en controles, zodat je zelf minder handmatig hoeft te doen.

3.2 Automatische controle van je boekhouding

Minstens zo belangrijk als boeken is controleren.

Let op:

• Signalen bij fouten of ontbrekende boekingen
  Geeft de software een melding als er bankmutaties zijn die nog niet zijn geboekt, of als er opvallende bedragen ontbreken?
  
  
• Controle op aangiftes
  Sommige pakketten voeren een automatische controle van de boekhouding uit en wijzen je op mogelijke fouten in je btw- of jaarcijfers.
  
  

Hoe meer automatische controles er zijn, hoe kleiner de kans op vervelende verrassingen bij een controle van de Belastingdienst.

4. Prijs, contract en flexibiliteit

Naast functies spelen prijs en contractvoorwaarden een grote rol.

Belangrijke vragen:

• Prijsmodel
  Is de prijs per maand, per administratie, per factuur of per boeking? Zijn alle belangrijke functies inbegrepen, of betaal je extra voor bijvoorbeeld scan-en-herken, urenregistratie of Peppol?
  
  
• Contractduur en opzegtermijn
  Zit je vast aan een jaarcontract, of kun je per maand opzeggen? Dat kan belangrijk zijn als je net start of nog niet weet hoe snel je groeit.
  
  
• Gegevens meenemen en exporteren
  Kun je eenvoudig je data exporteren als je ooit wilt overstappen naar een ander pakket, of als je boekhouder een kopie nodig heeft? Een open export (bijvoorbeeld naar csv of pdf) is een belangrijk kwaliteitskenmerk.
  
  
• Groeipad
  Ook als je nu zzp’er bent, is het verstandig te kijken wat er gebeurt als je groeit. Ondersteunt het pakket later bijvoorbeeld salarisadministratie of een bv-structuur met aangifte vennootschapsbelasting? Je wilt bij voorkeur niet snel hoeven wisselen.
  
  

5. Onafhankelijke vergelijking en ervaringen

Je hoeft niet op basis van de marketing van softwareleveranciers te kiezen. Er zijn verschillende manieren om onafhankelijke indrukken te krijgen.

Mogelijkheden:

• Vergelijkingssites
  Op sites als beste boekhoudprogramma zzp, beste boekhoudprogramma mkb en beste boekhoudprogramma kun je een eerste indruk krijgen van welke pakketten populair zijn en welke functies ze bieden. Zie dit vooral als startpunt, niet als eindbeslissing.
  
  
• Reviews en ervaringen van andere ondernemers
  Lees recensies van ondernemers die lijken op jou: zzp’ers in dezelfde branche of met een vergelijkbare manier van werken. Let niet alleen op sterren, maar ook op inhoud: wat wordt er precies gezegd over gebruiksgemak, support en betrouwbaarheid?
  
  
• Proefperiode
  De meeste boekhoudpakketten bieden een proefperiode. Gebruik die om een paar echte facturen en boekingen in te voeren, je bank te koppelen en te kijken hoe het voelt. Je merkt vaak binnen een uur of je met het pakket wilt werken.
  
  

6. Checklist: in 10 vragen naar de juiste boekhoudsoftware

Met deze vragen kun je snel toetsen of een pakket bij jou past:

1. Kan ik er zowel offertes als professionele facturen mee maken, en zo nodig Peppol-facturen versturen?
   
   
2. Maakt het pakket de btw-aangifte voor mij klaar, zodat ik mijn btw-aangifte gemakkelijk kan doen?
   
   
3. Kan ik mijn uren en projecten bijhouden in of naast de software, bijvoorbeeld via een geïntegreerde urenregistratie?
   
   
4. Is er een bankkoppeling die dagelijks mijn transacties inleest en helpt bij het automatisch boeken?
   
   
5. Ondersteunt het pakket bedrijfsmiddelen en afschrijvingen, zodat ik investeringen niet in Excel hoef bij te houden?
   
   
6. Biedt de software automatisering of een soort Boekhoudbot die veel standaard boekingen uit handen neemt?
   
   
7. Voert het systeem een automatische controle van de boekhouding uit en waarschuwt het mij bij fouten of ontbrekende boekingen?
   
   
8. Past het prijsmodel bij mijn huidige én mijn toekomstige situatie, zonder verborgen extra’s voor essentiële functies?
   
   
9. Kan ik eenvoudig mijn gegevens exporteren, zodat ik niet “opgesloten” raak in het pakket?
   
   
10. Voelt het pakket prettig aan in de praktijk, als ik er een uur mee werk in een proefperiode?
    
    

Als je op de meeste vragen “ja” kunt beantwoorden, is de kans groot dat je een pakket hebt dat bij je past en waar je niet snel uitgroeit.

7. Conclusie: kies een boekhoudprogramma dat met je meedenkt

Boekhoudsoftware voor zzp hoeft niet ingewikkeld te zijn, maar de keuze is wel belangrijk. Je wilt een boekhoudprogramma dat:

• je facturen, uren, bank en btw soepel ondersteunt;
  
  
• zoveel mogelijk automatisch boekt en controleert;
  
  
• duidelijke rapportages oplevert voor je aangiftes;
  
  
• eerlijk is over prijs en contract;
  
  
• en met je mee kan groeien als je bedrijf groter wordt.
  
  

Of je nu via een vergelijkingssite als beste boekhoudprogramma zzp oriënteert of direct een proefperiode start bij een aanbieder: kies een oplossing die het grootste deel van de administratieve ballast bij je wegneemt. Een online boekhoudprogramma dat facturatie, urenregistratie, bankkoppeling, aangiftes en controles combineert, zorgt ervoor dat jij minder met cijfers bezig bent en meer met ondernemen.

‍