Btw-aangifte doen als zzp’er: stap-voor-stap uitleg (incl. kleineondernemersregeling)
Veel zzp’ers ervaren spanning rond de btw-aangifte. Wat moet je precies invullen, hoe verwerk je verschillende btw-tarieven, wat doe je met buitenlandse klanten en hoe werkt de kleineondernemersregeling (KOR)? In deze gids lees je stap voor stap hoe btw-aangifte doen werkt, welke administratie je nodig hebt en wanneer de KOR een voordeel kan zijn. Je krijgt praktische voorbeelden en tips om fouten te voorkomen.
Wat is btw en wat betekent btw-aangifte voor jou als zzp’er?
Btw is de belasting die je rekent aan klanten en die je vervolgens afdraagt aan de Belastingdienst. Bij elke aangifte bepaal je:
- hoeveel btw je hebt ontvangen op verkoopfacturen
- hoeveel btw je hebt betaald op zakelijke kosten en investeringen
- welk bedrag je moet betalen of terugkrijgt
De meeste zzp’ers doen elk kwartaal btw-aangifte. De Belastingdienst bepaalt jouw tijdvak. Je aangifte én de betaling moeten uiterlijk één maand na afloop van de periode binnen zijn. Te laat indienen leidt vrijwel altijd tot een naheffingsaanslag en soms een boete.
Wie zijn administratie digitaal bijhoudt in een online boekhoudprogramma, bijvoorbeeld Jortt, heeft continu inzicht en ziet de btw-aangifte automatisch opgebouwd worden.
Wanneer doe je btw-aangifte en wanneer niet?
Er zijn grofweg twee situaties: je bent btw-plichtig of je neemt deel aan de kleineondernemersregeling (KOR).
Btw-plichtige zzp’er
Als je btw-plichtig bent:
- reken je btw op je facturen (meestal 21 of 9 procent)
- doe je per maand, kwartaal of jaar btw-aangifte
- betaal je btw of ontvang je btw terug
Bij kwartaal-aangifte zijn de deadlines doorgaans 30 april, 31 juli, 31 oktober en 31 januari.
Deelname aan de KOR
Bij deelname aan de KOR:
- reken je geen btw op je facturen
- doe je geen reguliere btw-aangifte
- kun je geen btw terugvragen op kosten en investeringen
De omzetgrens is maximaal 20.000 euro (exclusief btw) per kalenderjaar. De regeling is vrijwillig, geldt in principe voor meerdere jaren en vraagt een actieve aanmelding bij de Belastingdienst. Verderop in dit artikel lees je wanneer de KOR interessant kan zijn.
Stap 1: zorg dat je administratie klopt
Een foutloze btw-aangifte begint met een kloppende administratie. De Belastingdienst verwacht dat jouw boekhouding en geldstromen op elkaar aansluiten.
Verkopen en uitgaande btw
Controleer of:
- alle verkoopfacturen zijn geboekt
- alle facturen voldoen aan de factuureisen
- eventuele e-facturen via Peppol correct zijn verwerkt
Werk je met een systeem waarin je direct Peppol-facturen kunt versturen, bijvoorbeeld via de factuurfuncties van Jortt, dan komen deze automatisch in je verkoopadministratie terecht.
Kosten, inkoop en voorbelasting
Controleer voor je kosten en inkoopfacturen:
- of alles is geboekt in de juiste periode
- of het juiste btw-tarief is gebruikt
- of grotere aankopen als bedrijfsmiddel zijn verwerkt
Voor de verwerking van bedrijfsmiddelen en afschrijvingen kun je de uitleg over bedrijfsmiddelen en afschrijven gebruiken. De btw op deze kosten vormt je voorbelasting.
Bank en kas
Alle bankmutaties moeten zijn gekoppeld aan facturen of kosten. Als je met contant geld werkt, moet kasverkeer inzichtelijk zijn in een kasboek. De automatische controle van de boekhouding in Jortt helpt je om ontbrekende of onlogische boekingen snel op te sporen.
Bijzondere situaties
Let ook op:
- verkopen aan klanten in andere EU-landen
- inkoop waarbij de btw is verlegd
- privégebruik van zakelijke middelen (zoals auto of telefoon)
Deze situaties worden in de btw-aangifte vaak in aparte rubrieken verwerkt en vragen extra aandacht.
Stap 2: btw-aangifte invullen
Je kunt je btw-aangifte doen via het portaal van de Belastingdienst of via boekhoudsoftware.
Aangifte via de Belastingdienst
Je logt in op het ondernemersportaal van de Belastingdienst, kiest de periode en vult per rubriek de bedragen in die uit je administratie of btw-rapport komen.
Aangifte via boekhoudsoftware
In een pakket zoals Jortt wordt de btw-aangifte automatisch samengesteld op basis van je verkoop-, inkoop- en bankboekingen. Jij controleert de bedragen en verstuurt de aangifte direct digitaal naar de Belastingdienst.
De belangrijkste rubrieken
Voor de meeste zzp’ers zijn vooral deze rubrieken relevant:
- rubriek 1a: omzet belast met 21 procent
- rubriek 1b: omzet belast met 9 procent of 0 procent
- rubriek 5a: totaal verschuldigde btw
- rubriek 5b: voorbelasting
- rubriek 5d: btw te betalen of terug te ontvangen
Als je administratie goed is ingericht, hoef je deze bedragen niet handmatig te berekenen, maar controleer je alleen of de totalen logisch zijn.
Stap 3: verzenden en betalen
Na het controleren verstuur je de aangifte digitaal. Vervolgens betaal je het btw-bedrag uiterlijk op de aangegeven deadline. In veel online boekhoudpakketten kun je direct vanuit het btw-overzicht betalen, zodat je de betaling niet vergeet en de status automatisch wordt bijgewerkt.
De kleineondernemersregeling (KOR)
De kleineondernemersregeling is bedoeld voor ondernemers met een beperkte omzet en kan de administratieve last rond btw sterk verlagen.
Wat de KOR betekent
Als je meedoet aan de KOR:
- reken je geen btw op je facturen
- verstuur je geen reguliere btw-aangiftes meer
- kun je geen btw terugvragen op kosten en investeringen
Op je facturen vermeld je dat je bent vrijgesteld van btw op basis van de KOR. Je blijft wel verplicht om je inkomsten en uitgaven bij te houden, omdat je gewoon aangifte inkomstenbelasting moet doen.
Wanneer is de KOR interessant?
De KOR kan interessant zijn wanneer:
- je omzet structureel onder de 20.000 euro blijft
- je vooral particulieren of niet-btw-plichtige klanten bedient
- je relatief weinig kosten hebt waarop btw drukt
In die situatie bespaar je vooral tijd en administratie, zonder dat je veel btw-teruggaaf misloopt.
Wanneer is de KOR minder geschikt?
De regeling is minder aantrekkelijk wanneer:
- je veel investeert met btw en deze normaal zou terugvragen
- je voornamelijk zakelijke klanten hebt die btw willen aftrekken
- je verwacht dat je omzet snel boven de grens uitkomt
In die gevallen kan het financieel gunstiger zijn om btw te blijven rekenen en reguliere aangiftes te doen.
Veelgemaakte fouten bij btw-aangifte
Veel zzp’ers maken elk jaar dezelfde soort fouten.
Btw als omzet zien
Btw is geen omzet, maar een schuld aan de Belastingdienst. Als je btw per ongeluk als omzet boekt, betaal je te veel belasting.
Te laat indienen of betalen
Wie te laat aangifte doet of te laat betaalt, krijgt vrijwel altijd een naheffingsaanslag en soms een boete. Door je administratie tijdens het kwartaal bij te werken en met herinneringen in je boekhoudpakket te werken, voorkom je dit.
Geen suppletie indienen
Als je er later achter komt dat er iets niet klopt in een eerdere aangifte, kun je dit vaak corrigeren via een btw-suppletie. Moderne boekhoudsoftware helpt je bij het berekenen en indienen van die correctie.
Verkeerde toepassing van de KOR
Denk aan toch btw rekenen terwijl je deelneemt aan de KOR, of de omzetgrens overschrijden zonder actie te ondernemen. De KOR is een btw-vrijstelling, geen vrijstelling van je overige administratieve verplichtingen.
Top 3 boekhoudprogramma’s voor zzp (2025)
Er zijn veel online boekhoudpakketten voor zzp’ers. Een compacte top 3:
- Jortt – een modern, sterk geautomatiseerd boekhoudprogramma dat btw-aangiftes, facturen, bankkoppelingen en controles grotendeels voor je automatiseert.
- Silvasoft – geschikt voor zzp’ers die een breed pakket met verschillende modules zoeken en graag zelf de inrichting bepalen.
- InformerOnline – een laagdrempelige oplossing voor ondernemers die vooral basisfuncties nodig hebben en zelf de regie over hun administratie willen houden.
Ben je breder aan het vergelijken, dan kun je je oriënteren via onafhankelijke vergelijkingssites, bijvoorbeeld de vergelijking op beste boekhoudprogramma zzp.
Trustpilot-ervaringen van ondernemers
Onderstaande reviews laten zien hoe andere ondernemers de btw-aangifte en het dagelijks boekhouden met Jortt ervaren. Alle reviews zijn Nederlandstalige 5-sterrenbeoordelingen.
Peter – “Werkt top!”
Werkt makkelijk en intuïtief met een handig dashboard. Btw-aangiftes kunnen vanuit het programma gedaan worden.
https://nl.trustpilot.com/reviews/68c29f5fdee1d539007766c4
Jorrit Schiks – “Niet normaal hoe makkelijk boekhouden kan zijn!”
Binnen een kwartier per kwartaal is mijn btw-aangifte klaar. De Boekhoudbot doet zijn werk, de app is handig en als je ergens vastloopt, is er hulp.
https://nl.trustpilot.com/reviews/68b6a86aa74d41a08b823d70
Marten – “Ben fietsenmaker en Jortt helpt me echt”
Jortt helpt me om mijn boekhouding efficiënt te doen. Het maken van facturen en bijhouden van uitstaande betalingen werkt goed, en de kwartaal-btw-aangifte en jaarwerk gaan soepel en snel.
https://nl.trustpilot.com/reviews/68b6b9c4ad92db0af251de24
Thijs Slettenhaar – “Super programma en super output”
De btw-aangifte is super simpel. Jortt controleert alles, verstuurt de aangifte automatisch en de betaling kun je vanuit het programma doen.
https://nl.trustpilot.com/reviews/68b68edd7f1d6a72fac7b978
Dick Dral – “Het gemak van Jortt”
Bonnen inboeken gaat heel makkelijk en btw betalen is een fluitje van een cent. Voorheen werkte ik met een dure boekhouder, nu regel ik het zelf met Jortt.
https://nl.trustpilot.com/reviews/68b5e290cb20b833ecf0ca4b
Conclusie
Btw-aangifte doen als zzp’er hoeft geen stressmoment te zijn. Als je je administratie goed bijhoudt, je verkoop- en inkoopfacturen netjes verwerkt en werkt met software die automatisch controleert en de aangifte voor je klaarzet, blijft het vooral een periodieke controlehandeling. De KOR kan je administratie rond btw vereenvoudigen wanneer je omzet en kostenpatroon daarbij passen. Een boekhoudprogramma zoals Jortt helpt je om je btw-aangifte foutloos en op tijd in te dienen, zodat jij je aandacht kunt richten op je eigen bedrijf.
